LECCIONES APRENDIDAS
Objetivo del documento:
Definir claramente el objetivo y la misión de implementar las lecciones aprendidas ayuda a enfocar el esfuerzo institucional y a alinear a todos los actores con la mejora continua del sistema de gestión.
Identificar, documentar y aplicar de forma sistemática las experiencias obtenidas en la gestión institucional, con el fin de prevenir errores recurrentes, mejorar la eficiencia de los procesos y fortalecer el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad educativa según la Norma ISO 21001.
Este objetivo se orienta a facilitar la mejora continua institucional, apoyando el logro de los objetivos de calidad establecidos por la organización educativa y respondiendo a las necesidades de sus partes interesadas.
Fomentar una cultura organizacional basada en el aprendizaje continuo, la autorreflexión y la mejora permanente, para asegurar que el Instituto San Bernardo De La Salle brinde servicios educativos de alta calidad, centrados en las necesidades y expectativas de los estudiantes y demás partes interesadas.
Esta misión refuerza el compromiso institucional con la excelencia académica, la eficiencia administrativa y la innovación en la gestión educativa.
¿Por qué son importantes?
- Evitan la repetición de errores.
- Facilitan la mejora continua en procesos como matrícula, gestión de recursos, atención al estudiante, etc.
- Fortalecen la toma de decisiones, basadas en evidencias reales.
- Promueven la innovación y adaptación, al generar aprendizajes institucionales a partir de experiencias pasadas.
El aprendizaje institucional es un componente clave del Sistema de Gestión de Calidad Educativa. Al aplicar las lecciones aprendidas de forma estructurada y con enfoque estratégico, en el Instituto se fortalece su capacidad para ofrecer un servicio educativo de excelencia, cumpliendo con los requisitos de la norma ISO 21001.
- Gestión de Admisiones y Matrículas.
Lección 1: La implementación de protocolos claros y sistematizados ha reducido los tiempos de respuesta en el proceso de matrícula, especialmente en los niveles de transición y grado sexto.
Lección 2: La atención personalizada, característica del Instituto, sigue siendo un valor agregado que debe preservarse incluso en medios digitales.
Lección 3: La automatización parcial de los procesos (formularios en línea, notificaciones por correo) ha mejorado la experiencia de los acudientes, pero requiere seguimiento técnico para evitar fallos en temporadas de alta demanda.
2. Información y Comunicación.
Lección 1: La coherencia en la información que se transmite por distintos canales (plataformas, redes sociales, circulares físicas y virtuales) es clave para mantener la confianza de las familias.
Lección 2: La escucha activa ha permitido identificar vacíos en la comunicación, especialmente en procesos como evaluaciones, cambios de horario y uso de plataformas académicas.
Lección 3: Se identificó la necesidad de fortalecer las competencias comunicativas del personal directivo y docente en la gestión de información institucional.
- Recursos Físicos.
Lección 1: Las inspecciones internas periódicas han permitido anticiparse a situaciones de deterioro de la infraestructura y garantizar entornos seguros.
Lección 2: El diseño de ambientes de aprendizaje debe considerar no solo la funcionalidad, sino también la estética y el bienestar emocional del estudiante.
Lección 3: Las adecuaciones realizadas en espacios deportivos y tecnológicos han sido bien valoradas por la comunidad, pero se requiere una mejor socialización de los cronogramas de uso.
Lección 4: Buscar los recursos que nos permitan volvernos competitivos desde la infraestructura, comenzando con la intervención de espacios que presentan un constante paso del tiempo y un uso excesivo.
- Recursos Financieros.
Lección 1: El fortalecimiento de la planeación financiera ha contribuido a la sostenibilidad del Instituto sin afectar la calidad educativa.
Lección 2: La gestión responsable de recursos permite asignar partidas a programas de inclusión, mejoramiento tecnológico y bienestar.
Lección 3: La transparencia en la gestión presupuestal ha mejorado y clarificado en que la institución puede imprimir sus futuras inversiones acorde a los estados financieros actuales.
- Compras y Servicios Complementarios.
Lección 1: La selección de proveedores alineados con los valores Lasallistas ha sido clave para mantener un entorno coherente con el proyecto educativo.
Lección 2: El servicio de alimentación, transporte y vigilancia ha sido evaluado periódicamente mediante encuestas, permitiendo tomar decisiones basadas en evidencias.
Lección 3: La estandarización de procesos de compras garantiza la calidad de los materiales pedagógicos y mejora la relación costo-beneficio.
- Talento Humano.
Lección 1: La formación constante del personal de servicios generales, docente y administrativo en temas pedagógicos, tecnológicos y de gestión ha sido fundamental para responder a los desafíos actuales.
Lección 2: El bienestar del personal es un factor crítico que influye directamente en el clima escolar; por ello, se han fortalecido acciones de integración gradualmente, en pro del bienestar de la comunidad educativa.
Lección 3: La valoración del desempeño debe seguir evolucionando hacia modelos formativos, con enfoque en competencias, metas y acompañamiento.
Una vez la implementación o consideración de las lecciones, podremos determinar diferentes factores que nos permitirán evaluar aspectos como:
- IDENTIFICACIÓN CONTINUA
Registra incidencias, dificultades, éxitos, hallazgos de auditorías y feedback desde el inicio del proyecto o ciclo educativo.
- ANÁLISIS Y DOCUMENTACIÓN
Realiza análisis de causas raíz para determinar causas reales. Documenta cada lección aprendida, su origen y contexto para futuras referencias.
- DIFUSIÓN INTERNA
Comparte las lecciones en reuniones de seguimiento, con los equipos de proceso o mediante bases de conocimiento internas para fomentar la cultura de aprendizaje colectivo.
- INTEGRACIÓN AL SISTEMA (ACTUAR)
Actualiza procesos, procedimientos, instructivos, planes de formación o indicadores basados en lecciones identificadas. Asegura que estos cambios se formalicen como acciones correctivas o de mejora continua dentro del sistema ISO 21001.